Boutique Weddings je svatební agentura, která se specializuje na kompletní svatební servis. Co to znamená? Organizujeme pouze kompletní svatby, což znamená, že naše služby neposkytujeme selektivně, a to včetně svatebního dne. Máme k tomu pár důvodů, ten hlavní je omezený počet svateb, které můžeme organizovat, tudíž dáváme přednost těm, kde můžeme plně projevit náš potencionál a schopnosti. Dále je pro naši práci zásadní spolupracovat s týmem dodavatelů, které známe a můžeme se na ně spolehnout, abychom mohli poskytnout kvalitu, která se od nás čeká.
A nyní se pojďme podívat, co od nás můžete čekat anebo naše DESATERO.
I. VYHLEDÁNÍ LOKALITY – Výběrem lokality spolupráci začínáme. Obvykle doporučíme typově rozmanitá místa, aby bylo z čeho vybírat. Někdy se to povede na první dobrou a někdy musíme objet půlku republiky, než najdeme to správné místo. Někdy se stane, že už má klient vybráno, každopádně při výběru místa je naprosto klíčový váš dojem při osobní návštěvě. My můžeme doporučit, ale je to vaše svatba a vy musíte zvážit všechna pro a proti a hlavně, že je to pro vás to pravé místo. Obvykle vytipujeme několik míst, které společně navštívíme a vy si vyberete.
II. DESIGN – je pro nás naprosto zásadní záležitost. V dnešní době je důležitá nejen zábava a dobré jídlo, ale i vizuální dojem. Obvykle jedno bez druhého nefunguje. Celé to funguje tak, že po konzultaci s Vámi navrhneme koncept svatby, který postupně rozpracujeme. Nejdříve začínáme schůzkou s floristkou, kde se upřesní výběr květin, barvy, styl, dekorace apod.
Následně začneme pracovat s grafikem na svatebních oznámeních, kde rozvíjíme daný koncept Nejsou to jen oznámení, ale obvykle řešíme celý set tiskovin jako meníčka, jmenovky, různé cedule se zasedacím pořádkem, programem plus spousta dalších doplňků.
Dále navazuje spolupráce s cukrářem, kdy se navrhne svatební dort, sweetbar apod. Další velkou položkou, kterou řešíme ve spolupráci s výše zmíněnými profesemi je nábytek + různý mobiliář typu stojany, nádobí na sweetbar, dekorace, příbory, ubrusy a spousta dalších drobností.
Pokud se staví stan, tak jsou do toho ještě připleteni stanaři, většinou se musí řešit ve spolupráci s nimi osvětlení, stage pro kapelu, taneční parket.
III. CATERING – u této kapitoly asi netřeba zdůrazňovat, že s jídlem to celé stojí a padá.
Ať je svatba v restauraci se standardním zázemím a provozem, nebo pořádáme svatbu tzv. na zelené louce, kde musí být cateringová firma a vše je nutné dovézt, poradíme s výběrem jídla a nápojů, zařídíme ochutnávky menu, svatebního dortu, koláčků, degustaci vína. Na svatbě je hodně důležité, aby bylo jídla tak akorát. Je škoda peněz jídlo vyhazovat, ale zároveň nikdy nesmí chybět. S tím vám také pomůžeme. Za ta léta praxe máme celkem přesný odhad, kolik, čeho objednat. Také je nesmírně důležité vybrat kvalitní catering, protože nejen dobré jídlo, ale zároveň i servis musí být dokonalý.
Bývá obvyklé, že se poměrně hodně věcí neustále mění, hlavně počty hostů, ale toho se nemusíte bát, my vše evidujeme a postaráme se detaily. Sestavíme zasedací pořádek, navrhneme uspořádání stolů a styling stolů, protože dnes už pouze výzdoba nestačí, ale klade se velký důraz na porcelán, příbory, sklo apod. Velmi populární začínají být tzv. foodtracky, což jsou malé, designové dodávky, které nabízejí různá tematická jídla. Samozřejmě nesmí chybět sladký koutek, výslužky a spoustu dalších drobností. Bez problémů také zvládáme výběry z více menu a jejich evidenci. Obecně vzato, s hosty ohledně jídla hodně komunikujeme, skoro každý má dnes nějaká dietní omezení, a to je potřeba zohlednit a vyjít hostům vstříc.
IV. STYLING – Na tuto část klademe velký důraz. Nejprve si věnujeme nevěstě. Zajdeme spolu vybrat šaty, boty a doplňky. Zařídíme zkoušku účesu a makeupu u nás v kanceláři a doladíme další oděvy na přípravy a večerní převléknutí. Následně se pustíme do stylingu ženicha, který bývá často opomíjen. Zajdeme vybrat oblek, košili, doplňky, boty, pásek, tak aby vše ladilo s celkovým designem svatby a nevěstiným stylingem. Samozřejmě nesmím zapomenout na Barbershop, kde ženicha vyladí do nejmenšího detailu a bude hýčkán stejně jako nevěsta. V poslední době jsou moderní družičky, kterým zařídíme zkoušku šatů a pomůžeme s výběrem doplňků, samozřejmě i pro ně zajistíme kadeřnici a vizážistku. Dále doporučíme oděv maminkám a tatínkům.
V. FOTO a VIDEO – neprosto zásadní dodavatelé, na kterých v žádném případě nešetřete. Můžete být sebekrásnější, mít sebelepší výzdobu, ale když budete mít pokažené fotky, nebo video, budete z toho zklamaní. Spolupracujeme jen s těmi nejlepšími v oboru a za kvalitu jejich práce ručíme. Poradíme s výběrem i s ohledem na styl svatby a také vaši osobnost, protože ne každý si musí sednout. Zařídíme osobní setkání, při kterém se proberou všechny detaily a před svatbou zašleme podrobné instrukce.
VI. HUDBA a ZÁBAVA – Podle konceptu svatby a časového harmonogramu navrhneme hudbu na obřad, hostinu a party. Možností je nepřeberné množství, každopádně se snažíme o neotřelou nabídku, různé zajímavé hudební formace a kombinace. Zajistíme ozvučení obřadu a hostiny. Na svatbě je hudba zásadní, protože dotváří atmosféru a hosty uvádí do dobré nálady. Rozhodně je dobré hudebně pokrýt všechny části svatby, ale zároveň to vyvážit tak, aby svatba nevypadala jak nějaká show či koncert.
Velkou péči věnujeme výběru hudby na svatební obřad a celkovému pojetí svatebního obřadu, protože je to nejdůležitější část svatby.
Velký důraz klademe na výběr zábavy. Důležité je, aby byla svatba veselá, ale zároveň všeho nebylo moc. Máme široké portfolio různých aktivit, které svatbu zpestří a hosté si odnesou nevšední zážitek. Svatební tradice jsou nedílnou součástí.
VII. OSOBNÍ SVATEBNÍ WEB – pro vás vytvoříme a spravujeme. Tuto službu nabízíme již od roku 2008 a je pořád velmi populární. Ušetří vám totiž spoustu času. Nyní je nabízíme v rámci našich nových webů v moderní, šmrncovní podobě. Na webu jsou umístěny všechny informace týkající se svatby, tzn. místo konání, program, ubytování, doprava, dress code, svatební dary, a hlavně je tam potvrzovací formulář. Všechny informace chodí na náš mail a my evidujeme potvrzené hosty, výběr jídla, děti a jejich věk, ubytování, dopravu, prostě vše, co je na dané svatbě potřeba zaevidovat. Tudíž klientům odpadá spousta práce s vyřizováním mailů a s odpovídáním na dotazy hostů.
VIII. ADMINISTRATIVA – řešíme ve spolupráci s vámi veškerou administrativu, což znamená vyřízení všech povolení, abyste se mohli vzít. U cizinců je to poměrně komplikovaný proces hodný zásahu právníka, nicméně jsme za ta léta získali tolik zkušeností, že to zvládáme s přehledem sami. K tomu patří vyřízení soudních překladů, zajištění apostil, tlumočníků, spolupráce s ambasádami a v neposlední řadě předání oddacího listu.
Další podstatnou službou je to, že dokážeme zajistit oddávajícího, což vzhledem k tomu, že matriky vypisují termíny opravdu poskrovnu, bývá docela oříšek. Ale my máme své kontakty, takže se můžete spolehnout, že oddávající a tím pádem i svatba bude.
IX. ORGANIZACE – vše co jsem výše zmínila se musí zpracovat a dát vědět dodavatelům, kteří se na svatbě podílejí. Začínáme rezervacemi a platbami záloh, následně naplánujeme schůzky, zkoušky, ochutnávky a vytvoříme koncept s detailními informacemi. Sestavíme To do list, jak pro nás, tak i pro klienty, aby se na nic nezapomnělo. Ale nemusíte se bát, že vás zahltíme úkoly, jsou to samé příjemné aktivity.
Navrhneme harmonogram, aby bylo všem jasné, jak, kdy a co mají udělat a ten rozešleme před svatbou všem zúčastněným. Podrobně rozplánujeme svatební obřad, nástup jednotlivých svatebčanů a zasedací pořádek na obřad. Vytvoříme plán sálu s rozmístěním stolů a spolu vámi vytvoříme zasedací pořádek. Rozešleme svatební oznámení, objednáme doplňky, evidujeme potvrzování hostů a komunikujeme s nimi.
Pokud je to potřeba zajistíme ubytování, včetně evidence hostů a dopravu.
Dále vás určitě bude zajímat, kolik vás bude svatba stát, takže postupně, tak jak budeme vybírat jednotlivé služby, sestavíme položkový rozpočet a rozpis plateb, které také evidujeme. Týden před svatbou jde do tuhého, všechny dodavatele musíme obvolat, rozeslat harmonogram, zaktualizovat objednávky, sejít se vámi, navštívit lokalitu, roztřídit jmenovky, připravit vše, co budeme na svatbě potřebovat. Organizací svatby strávíme kolem 200 hodin, napíšeme 300 mailů, vyřídíme desátky telefonátů, absolvujeme spoustu schůzek.
Pomyslným vrcholem příprav je, když kolegyně objedná samolepku na naše desky, které používáme při koordinaci svatby a obřadně ji nalepí. To pak víme, že máme hotovo a zbývá už jen svatbu zkoordinovat.
X. KOORDINACE SVATEBNÍHO DNE v mé profesi se řídím několika pořekadly, ale jedno je naprosto zásadní. „Těžko na cvičišti, lehko na bojišti“ a obzvlášť u svateb to platí dvojnásob.
Na svatbě není prostor na improvizace. Vše musí být dokonale naplánováno. Před svatbou si ještě jednou vše do detailů projdeme a zaměříme se na potencionální problémy, které by mohly nastat.
Následně si rozdělíme úkoly. Některé svatby jsou extrémně organizačně náročné a je potřeba vytvořit minutovník, kde každá z nás bude mít jasné kompetence. Pomáhá nám to pak lépe zvládat stresové situace, které i při sebelepší organizaci na svatbě vznikají. Je to proto, že na svatbě spolupracuje spoustu lidí, a i když jsme sehraný tým, tak zde přeci jen hraje velkou roli lidský faktor a mohou vzniknout problémy, které úplně nelze dopředu předvídat. Ovšem my vše vyřešíme tak, aniž by si toho někdo všimnul.
Na svatbě obvykle trávíme kolem 12 hodin, ale někdy u přespolních svateb mnohem více a děláme souběžně několik hlavních činností. Koordinujeme dodavatele, což znamená, že dohlížíme nad jejich prací, přebíráme jim a následně jim platíme.
Dále svatbu moderujeme, což nebývá úplně běžné, protože většina svatebních koordinátorů se toho bojí. Nicméně já to považuji za naprosto zásadní, neboť hosty přivítáme, a vysvětlíme, jak bude probíhat obřad a následně je informujeme o dalších aktivitách na svatbě. Moderování je dobré ze dvou důvodů. Všichni vědí, co se bude dít a nemůže se stát, že půlka hostů bude u nějaké důležité aktivity chybět a zároveň to dodá svatbě noblesu a šmrnc. Samozřejmě jsme také k dispozici nevěstě a ženichovi, které uklidňujeme, obskakujeme a kontrolujeme, zda mají vše, co potřebují, a hlavně jestli jsou v pohodě. Koordinace svatebního dne je kapitola sama pro sebe a dopodrobna jí popíšu v dalším článku.
WELCOME BOX – na závěr nemohu nezmínit naši novinku, náš uvítací boxík se zajímavými dárky, jako důkaz, že si vážíme toho, že jste se rozhodli nás vpustit do svého soukromí a sdílet s námi tak významnou životní událost, jako je svatba.
Těším se na spolupráci
Světluš
