Přestože jsou svatby mou srdeční záležitostí, mnoho let jsem si přála pořádat velký, prestižní event, abych nabrala nové zkušenosti a podívala se na své zaměstnání z jiné perspektivy. Mé přání bylo nakonec vyslyšeno a dostala jsem naprosto neuvěřitelnou zakázku. Prestižní galavečer pro významnou českou firmu při příležitosti 80tého výročí založení. Lokalita, Španělský sál, Pražský hrad pro 300 hostů.
Nejprve jsem se z toho musela vzpamatovat, protože prestižnější lokalita pro pořádání eventů neexistuje, ale pak jsem si řekla, že štěstí přeje připraveným a pustíme se do práce.
I když to není svatba, je to organizačně velmi podobná akce a ráda bych se s vámi podělila o náš úspěch a zároveň Vám ukázala, že jsme schopny organizovat i velké, luxusní eventy, v podstatě kdekoliv.
Organizace svatby a Gala večera má poměrně hodně společných prvků, ale v mnohých se diametrálně liší. Docela se hodila naše zkušenost ze svateb vše plánovat do hloubky a řešit i sebemenší detail, což u organizace firemních eventů není standardní. Oproti tomu, chyběla nám zkušenost s produkcí techniky včetně ozvučení a osvětlení, režií, sestavením minutového programu, co bylo pro tuto událost naprosto zásadní a museli jsme vše velice rychle zjistit a aplikovat v praxi.
Nejprve jsme začali s výběrem dodavatelů. Bylo potřeba zajistit techniku, catering, výzdobu, tiskoviny, umělce, moderátora, hostesky a začít komunikovat s klientem a správou hradu.
Styl a výzdobu jsme zvolili klasickou, tak aby podpořila krásu a jedinečnost Španělského sálu.
Výběr hudby padl na 30 léta, která žánrově skvěle zapadala.
Nejprve jsme se pustili spolu s grafiky do návrhu pozvánek a dalších tiskovin, jako jsou jmenovky, meníčka, uvítací tabule, zasedací pořádky apod. Vše jsme ladily do bílo zlatých odstínů a použili techniku ražby letterpress, která vypadá luxusně a kvalitně.
Výzdoba sálu byla trošku oříšek, neboť je hodně zdobený bílo zlatými ornamenty a nechtěli jsme, aby to působilo přeplácaně. Zadání bylo klasické a luxusní.
Nakonec jsme zvolili kombinaci vysokých a nízkých aranží, které v takto obrovské prostoru působí vyváženěji, než jen vysoké číše. Vše jsme doplnili luxusními meníčky, jmenovkami, zlatými Chiavari židlemi. Na prostření jsme vybrali klasický porcelán, křišťálové sklo, žakárové ubrusy a vše doplnili spoustou svíček, které vytvořily neopakovatelnou atmosféru.
Největším oříškem pro nás byl program, osvětlení a ozvučení, proto jsme oslovili profesionální firmu, která se těmito akcemi zabývá a byla schopná dodat vše potřebné. Produkce samotná byla velice náročná, trvala 24 hodin a podílelo se na ní 150 lidí, které jsme koordinovali. Jelikož je dostupnost Španělského sálu velice komplikovaná a panují zde přísná a bezpečnostní pravidla, rozdělili jsme se do několika skupin.
Já jsem přišla s první skupinou tj. produkční firmou zajišťující techniku, v 5 hodin ráno. Prošli jsme bezpečnostní kontrolou, samozřejmě všichni museli být předem nahlášeni a předkládali jsme výpisu z rejstříku trestů.
První 2 hodiny se vykládalo několik kamiónů s technikou, ozvučení, osvětlením apod a následně se dalších 87 hodin vše instalovalo.
Kolem 7 hodiny dorazil catering a vyložil další kamiony s jídlem, nábytkem a inventářem.
Vzhledem k tomu, že do Španělského sálu jezdí jen jeden nákladní výtah, byla organizace logistiky poměrně náročná.
Jako další dorazili floristé, kteří přijeli s jedním kamionem a začali se stěhováním a instalacemi.
Vše probíhalo zároveň, všichni se připravovali a instalovali svá zařízení.
Někdy kolem 14 hodiny se začalo se zkouškou ozvučení a režie.
Vypracovaly jsme detailní minutovník. Bylo velice náročné odhadnout, jak dlouho budou trvat proslovy, musela se načasovat délka jednotlivých vystoupení, moderátorských bloků a hudebních vystoupení.
Jako hlavní kapelu jsme přizvali Melody makers Ondřeje Havelky, který celou akci spolu se svým synem moderoval, česky a anglicky. Dále večer uváděli Alexandr Hemala. Program jsme zpestřili dobovými tanečními vystoupení a přehlídkou oděvů. Jako zlatý hřeb bylo vystoupení operního zpěváka Štefana Margity, samozřejmě k tomu ještě probíhal oficiální program našeho klienta jako jsou proslovy a předávání ocenění. Svou návštěvou nás poctili obě první dámy, současná i bývalá.
Nechali jsme vyrobit různé znělky, tzv, gingly, které dokreslovali celou atmosféru a speciální firemní video.
Atmosféra večera byla skvělá. Jídlo a servis byly fantastické, věděla jsem, že se na catering můžu absolutně spolehnout. Režie šlapala také skvěle, v podstatě jsme vše odhadli na minuty a minimální prodlevy dokázaly operativně reagovat. Klient byl nadmíru spokojený a reakce hostů byly více než pozitivní. Dokonce se i první dáma vyjádřila v tom smyslu, že tak krásnou výzdobu ve Španělské sále ještě neměli.
Večer provázela přísná bezpečnostní opatření. Bylo zde několik velvyslanců s vlastní ochrankou a vrcholní představitele státu, takže sál před začátkem večera prohledával speciálně vycvičený pes.
Musel se dodržet protokol, který byl součástí programu.
Velké díky patří nejen všem dodavatelům, ale hlavně mým skvělým kolegyním, bez kterých bych takovou akci nikdy nezvládla. Sice jsme odcházely absolutně vyčerpané, ale měly jsme skvělý pocit z dobře vykonané práce.
Barča se dokonce obětovala a nastoupila do práce téměř okamžitě po porodu. Na galavečeru jsme sebou měli i malou Adinku, které byly v té době 2 měsíce. Nezbývá než dodat, že jsem Pražský hrad opouštěla v 5 hodin ráno následující den, ale bylo to neuvěřitelných 24 hodin, fascinující pozorovat ten cvrkot a jak tolik lidí pracuje jako jeden dokonalý, dobře seřízený stroj.
A co na to náš klient? Poslal tenhle krásný dopis, který nás moc potěšil.
Produkce a koncept: Boutique weddings / Event Affairs
Foto: Helena Szmigielová
Catering: Zátiší group
Režie a technika: Yventech
Tiskoviny: Springstudio
Floristé: Natural Flowers
Hudba: Ondřej Havelka a jeho Melody makers
Sólové vystoupení: Štefan Margita, doprovod Kateřina Bachmanová
Moderace: Ondřej Havelka St., Ondřej Havelka ml., Alexandr Hemala
